Welke maatregelen getroffen worden, hangt mede af van de actuele en lokale weersituatie. Bekijk de omstandigheden ter plaatse bij de beslissing om een evenement wel of niet door te laten gaan. Vanwege de extreme weersomstandigheden zal bijvoorbeeld de Nederlandse federatie ( KNHS ) geen wedstrijdafdracht in rekening brengen voor wedstrijden die vanwege de hitte worden afgelast. Dit geeft wedstrijdorganisaties de ruimte om weloverwogen beslissingen te nemen over annuleringen van deelnemers en teruggave van inschrijfgelden.

Volgende maatregelen voor wedstrijdorganisaties zijn geadviseerd:

  • Probeer het wedstrijdprogramma in te korten, vroeger te starten of verplaats, als dat mogelijk is, de wedstrijd naar de binnenhal
  • Hanteer een tropenrooster en vervroeg of verlaat de starttijden om de warmste uren te vermijden.
  • Houd bij de programmering ook rekening met de tijden van het paardentransport, en vermijd de warmste uren.
  • Besteed extra aandacht aan de officials en vrijwilligers
  • Overleg gedurende dag met je officials of de getroffen maatregelen toereikend zijn
  • Laat prijsuitreikingen versneld of zonder paard uitvoeren.
  • Laat de organisatie, officials of de dierenarts erop toezien dat paarden niet – of zo kort mogelijk – in warme trailers in de zon staan.
  • Zorg voor de beschikbaarheid van voldoende (het liefst stromend) schoon water om paarden te laten drinken en om te kunnen koelen.
  • Creëer schaduwplekken waar paarden kunnen afkoelen.
  • Overweeg indien nodig om het evenement (al dan niet ingegeven door bevindingen van officials) tussentijds af te gelasten of voortijdig te beëindigen.
  • Vraag begrip bij deelnemers en toeschouwers, waarbij je erop wijst dat de beslissing wordt genomen in het belang van de gezondheid van paard en ruiter.
  • Communiceer richting de deelnemers en officials welke maatregelen de organisatie getroffen heeft.
  • Download de tips voor deelnemers tijden de wedstrijd, print het uit en hang het op het wedstrijdsecretariaat, in de kantine en bij de losrijring.